Attributions :

Gestion comptable : Contribuer à une gestion comptable efficace

• Assurer le traitement comptable et analytique des opérations
• Centraliser tous les documents comptables et pièces justificatives ;
• Etablir la fiche d’imputation des opérations des projets/programmes et apposer les imputations analytique, comptable et budgétaire suivant les composantes d’activités et les catégories de financement ;
• Informer le responsable administratif et financier et/ou relancer tout retard de transmission de documents comptables provenant des volets techniques ;
• Classer les dossiers de paiement suivant un ordre chronologique ;
• Classer les pièces comptables selon le mode de référence interne des pièces par journaux auxiliaires ;
• Effectuer la saisie dans les différents journaux auxiliaires ;
• Tenir à jour et de manière régulière les documents financiers (journaux et livres comptables) et une comptabilité détaillée pour chaque catégorie de financement et composante d’activités.

• Assister à la production des états périodiques

• Assister à la préparation et à la production des états périodiques : Rapport financier et suivi budgétaire ;
• Proposer une explication des écarts budgétaires.

• Contribuer à la préparation des audits externes des comptes de la coordination régionale

• Participer à la préparation des missions d’audits externes (logistique, dossiers, etc.) ;
• Aider le responsable administratif et financier à assurer la liaison avec les auditeurs externes lors de la clôture des comptes et de la préparation des rapports ;
• Répondre et fournir les informations/documents demandés aux auditeurs externes sur les questions soulevées lors de l’audit de fin d’année et recommander/proposer des moyens de les corriger.

Gestion financière : Participer à une gestion financière efficiente et appropriée

• Suivre les comptes en banque

• Suivre mensuellement les positions et situations des comptes bancaires de la coordination régionale ;
• Centraliser et classer chronologiquement les pièces bancaires ;
• Elaborer les états de rapprochements bancaires mensuels.

• Préparer le paiement des dépenses de la coordination régionale

• Contrôler et vérifier les pièces justificatives des dépenses avant présentation pour paiement selon les procédures en vigueur ;
• Etablir, recevoir, préparer les dossiers de paiement ;
• Préparer et éditer le Bordereau de Règlement et l’Ordre de Virement pour le paiement à partir du compte désigné ;
• Transmettre au responsable administratif et financier pour nécessaire à faire, tous dossiers et documentations faisant l’objet d’un paiement ou d’une régularisation ;
• Suivre les dossiers de règlement ou de régularisation ;
• Suivre la situation comptable des fournisseurs et respecter les délais de paiement.

• Assister le Responsable administratif et financier dans la préparation des demandes de réapprovisionnement de fonds du compte désigné

• Rassembler sur une base mensuelle les pièces constitutives des demandes de réapprovisionnements par catégorie de financement ;
• Préparer les demandes de réapprovisionnement et toute documentation nécessaire aux décaissements conformément au manuel de procédures ;
• Recevoir les factures des fournisseurs et procéder à leur traitement ;
• Identifier et prévenir le traitement des factures en double ;
• Déceler les opportunités d’optimiser le calendrier des paiements, en fonction des conditions de paiement ;
• Traiter les décaissements conformément au calendrier ;
• Rapprocher les relevés des fournisseurs et suivre les soldes des comptes fournisseurs ;
• Saisir et enregistrer les reçus de caisse dans le système logiciel SAGE en utilisant les codes de transaction appropriés ;
• Répondre de manière ponctuelle et professionnelle aux requêtes internes et externes ;
• Vérifier l’exactitude des chèques sortants ;