Spécialiste en Passation des Marchés

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FORMATION : Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC + 4 au minimum en droit, administration publique, économie, gestion, passation de marchés publics ou tout autre diplôme équivalent 

-Avoir un certificat de formation spécifique en passation des marchés publics d’une structure publique, administrative ou un de ses démembrements.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

-Justifier d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle avérée dans la passation des marchés ;

-Avoir une expérience de trois (03) années consécutives à un poste de responsable principal de la passation des marchés au cours des cinq (05) dernières années.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

-Avoir de bonnes connaissances des procédures de commandes publiques et de passation des marchés publics des principaux bailleurs de l’organisation ;

-Avoir de bonne connaissance du système national de passation des marchés ; 

-Être capable de rédiger des rapports et requêtes pour solliciter l’approbation d’une décision ;

-Être capable de rédiger des procédures et de savoir conseiller sur les dispositions du manuel de procédures ou d’exécution ;

-Être capable de réaliser une analyse financière ; 

-Être capable de s’assurer de la pertinence des contrôles des spécificités techniques effectuées par les collègues ; 

-Être capable d’élaborer un catalogue de référencement ;

-Être capable d’établir un cahier de charges.

ATTRIBUTIONS :

Planification de la passation des marchés

-Elaborer et tenir à jour le plan et le calendrier de passation des marchés en conformité avec le chronogramme d’exécution des projets et des plans de financement ;

-Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection prévues ;

-Ouvrir et tenir à jour un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;

-Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels et notamment les prix unitaires des fournitures et consommables bureautiques ;

-Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement du programme et finaliser avec les bénéficiaires les TDR et autres spécifications techniques.

Préparation et suivi des dossiers de passation de marchés

-Elaborer et assurer le contrôle qualité des Dossiers d’Appels d’Offres (DAO), des dossiers de demande de prix, des dossiers de demande de cotation et Demandes de Propositions (DP) et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires (DCMEF, DGCMEF, du bailleur de fonds, etc.) selon les dispositions prévues dans l’accord de financement ;

-Préparer et faire publier les avis spécifiques et manifestations d’intérêts ;

-Participer aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres/propositions, d’attribution de marchés et assurer le secrétariat des commissions de dépouillement et d’évaluation. A ce titre, préparer les procès-verbaux d’ouverture des offres/propositions, évaluation des offres/propositions et des propositions d’attribution provisoire ;

-Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires de l’Administration avant de requérir l’avis du bailleur de fonds si nécessaire ;

-Préparer les projets de marchés et veiller à ce qu’ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon les procédures nationales appropriées et du bailleur de fonds et ceci dans les meilleurs délais ;

-Participer à la négociation des contrats ;

-S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés ;

-Organiser et assister les commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s’assurer que ces biens et services reçus sont conformes aux spécifications des marchés ;

-Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates prévus conformément aux dispositions contractuelles ;

-Veiller à ce que les parties contractantes assurent pleinement leurs obligations contractuelles à tous les stades de l’exécution du marché en concertation avec les bénéficiaires ;

-Aider au suivi de l’exécution des marchés conformément aux dispositions contractuelles ;

-S’assurer que les dispositions idoines ont été prises à l’encontre de toute entreprise, tout fournisseur ou tout consultant accusant des retards dans l’exécution de son contrat ;

-Veiller à ce que le partenaire soit informé de tout incident survenu au cours de l’exécution d’un contrat.

Conseil, supervision, contrôle et production des rapports

-Ouvrir et tenir à jour un registre sur la passation des marchés ;

-Veiller à ce que les procédures, décrites dans les accords avec les bailleurs, soient respectées à toutes les étapes de la passation des marchés ;

-Appuyer et former les structures partenaires en matière de passation des marchés ;

-Veiller à ce que les engagements sur marchés soient systématiquement communiqués au gestionnaire et au comptable ;

-Procéder ou participer à l’audit à postériori des procédures de passation des marchés des antennes, des structures partenaires, des prestations et des promoteurs des microprojets durant l’exercice écoulé ;

-Préparer les rapports circonstanciés à la demande du Coordonnateur et les rapports relatifs aux aspects de la passation des marchés des RSF et des rapports annuels ;

-Conseiller les membres de l’équipe dans le traitement diligent et approprié de toute plainte enregistrée au cours de l’exécution d’un marché ;

-Classer et archiver les différents dossiers et documents relatifs à la passation des marchés.

CONDITION D’EMPLOI :

-Le/la titulaire aura un contrat de contractuel de deux (02) ans renouvelables sur la durée de vie du programme assorti d’une période d’essai de trois (3) mois à l’issue de laquelle le contrat sera prorogé sauf arrêt dûment motivé. Il/elle aura à effectuer de fréquents déplacements à l’intérieur et à l’extérieur du pays.

Les performances du Spécialiste en passation des marchés seront évaluées annuellement sur la base de critères retenus par le coordonnateur du programme et qui comprennent entre autres le respect des procédures de passation des marchés, le suivi proactif des plans de passation de marchés, le respect des délais de passation et de signature des contrats, la qualité de la gestion du système de suivi des contrats, la qualité de l’archivage des dossiers, la qualité de l’assistance portée à toute l’équipe sur les questions de passation des marchés et de gestion des contrats, etc.