Assistants.es de direction

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FORMATION :

-Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC +2 au minimum en Secrétariat ou Bureautique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

-Avoir cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans le domaine ;

-Avoir une parfaite maîtrise des logiciels de traitement de textes et tableurs, notamment Word, Excel, PowerPoint, … ;

-Avoir une parfaite maîtrise des travaux de secrétariat (rédaction, classement, organisation et planification) ;

-Avoir travailler dans des structures privées ou des projets et programmes serait un atout.

COMPETENCES CONNAISSANCES ET APTITUDES

-Avoir une bonne capacité de communication ;

-Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse, le sens de l’anticipation, de l’initiative ;

-Être dynamique et avoir une maîtrise de soi ;

-Être discret (e) et courtois(e) et avoir le sens du relationnel ;

-Être organisé(e) et méthodique ;

-Avoir une aisance relationnelle ;

-Avoir une bonne capacité à travailler en autonomie dans un esprit collaboratif, d’ouverture et d’amélioration continue ;

-Avoir une bonne capacité de gestion du temps et des priorités ;

-Avoir une grande disponibilité et être honnête ;

-Avoir une connaissance pratique de l’anglais serait un atout ;

-Être immédiatement disponible.

ATTRIBUTIONS

Sous l'autorité du Coordonnateur du projet et du Gestionnaire du Fonds de partenariat, les assistants.es de direction assistent les équipes dans la gestion et l’organisation administrative des activités du projet.

Ils/elles devront particulièrement, sans que cela ne soit limitatif :

-assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;

-enregistrer, trier et dispatcher le courrier ;

-classer et archiver les dossiers ;

-assurer la frappe, la synthèse et la mise en forme de documents (courriers, notes, rapports, conventions, contrats…) ;

-assurer l’édition et la qualité des documents de reporting du projet ;

-appuyer l’élaboration, suivre la signature et la transmission des conventions de financements aux bénéficiaires ;

-tenir le tableau de bord des échéances du projet et rappeler les interlocuteurs concernés en temps opportun ;

-préparer les projets de compte rendu de réunion ;

-planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements de l’équipe ;

-gérer l’agenda de l’équipe et savoir s’adapter aux imprévus ;

-assurer l’interface entre les services et les interlocuteurs extérieurs ;

-contribuer à l’utilisation rationnelle des fournitures ;

-assurer la reprographie et la reliure des documents ;

-exécuter toutes autres tâches confiées par les supérieurs hiérarchiques liées à ses attributions.

Nature et durée du contrat : le/la titulaire aura un statut de personnel de l’UCP et la durée du contrat est d’un (01) an renouvelable selon la performance.