Secrétaire

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MISSIONS PRINCIPALES :

Sous l’autorité de son supérieur hiérarchique, le titulaire du poste est chargé d’assister efficacement celui-ci dans l’organisation administrative des activités de la structure et de gérer les activités administratives dévolues au secrétariat de la direction.

ACTIVITES PRINCIPALES :

-Gérer l’agenda de son supérieur hiérarchique ;

-Organiser ses visites ;

-Gérer l’accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants de la direction ;

-Gérer les flux d’information ;

-Rédiger les courriers, comptes rendus, notes de services etc. ;

-Organiser les réunions et autres meetings à la demande de sa hiérarchie ;

-Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et électroniques ;

-Effectuer le reporting lié à son activité ;

-Faire suivre les tâches classiques de secrétariat pour le Directeur : (traitement du courrier, saisie de documents, etc.) ;

-Assurer le secrétariat des réunions dirigées par le Directeur ;

-Elaborer les rapports de synthèse et les comptes rendus de réunion ;

-S’assurer la tenue correcte et propre du bureau du Directeur ;

-Assurer la saisie et facturation si cela est requis.

FORMATION :

Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en secrétariat de direction, secrétaire bilingue, assistanat de direction.

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES :

-Justifier de trois (03) années d’expérience professionnelle dans un poste similaire.

COMPETENCES ET HABILETES PROFESSIONNELLES :

Connaissances et compétences techniques :

-Avoir une bonne technique d’accueil ;

-Avoir une bonne gestion administrative du courrier ;

-Avoir une bonne notion de rédaction administrative ;

-Avoir une lecture et traduction niveau professionnel des documents en anglais ;

-Avoir une connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau) ;

-Avoir une bonne connaissance du pack office (Word, Excel, Powerpoint).

Connaissances comportementales :

-Être procédurier et rigoureux (respect des normes et textes réglementaires établis)

-Être capable de travailler en équipe ;

-Être curieux et avoir le sens critique développé dans la recherche d’approfondissement des sujets ;

-Avoir une capacité de rédaction et une bonne élocution ;

-Avoir une capacité d’analyse et de synthèse ;

-Respecter les obligations de confidentialité (faire preuve de discrétion) ;

-Faire preuve d’organisation dans son activité professionnelle.